Como reduzir os custos em um laboratório em 7 passos

Se você é proprietário o gestor de um laboratório de análises clínicas, já tem ideia de como a produtividade é importante para que os números fechem no final do mês. Com tudo “rodando” e funcionando, fica mais fácil prestar bons serviços, contribuir com o bem-estar dos pacientes e ter autoridade no mercado.

Por conta disso, é essencial saber como reduzir os custos em um laboratório e, ao mesmo tempo, manter um ambiente saudável para os colaboradores – sem que eles precisem ficar horas a fio trabalhando. Aliás, convenhamos, uma jornada de trabalho puxada não quer dizer alta produtividade. Pelo contrário: o estresse e o cansaço comprometem negativamente no atendimento e no rendimento do trabalho.

Quem quer reduzir os custos do laboratório, ter maior controle financeiro e conseguir tomar decisões assertivas, precisa traçar estratégias eficientes para isso. O melhor de tudo é que nem toda redução de gastos envolve reformas, aquisição de equipamentos de laboratório de última tecnologia ou contratação de mais funcionários. Há algumas soluções mais inteligentes que vão ajudar você a ter mais resultados por menos dinheiro.

Você tem interesse em saber como reduzir os custos do seu laboratório e manter ou aumentar a produtividade? Então esse artigo foi feito sob medida para você. Nós vamos listar alguns passos estratégicos para que você atinja esse objetivo da forma menos impactante possível. Confira!

7 passos para reduzir os custos do seu laboratório

A crise econômica tem afetado todos os setores da economia. Além disso, a concorrência anda cada vez mais acirrada no ramo de laboratório de análises clínicas. Por isso, reduzir custos é uma estratégia que deve ser pensada em regime de urgência – afinal, o laboratório é uma empresa como qualquer outra e ter um orçamento viável é determinante para que a empresa permaneça atuante no mercado.

Para saber o que fazer para que seu laboratório alce voos mais altos sem precisar investir muito dinheiro e sem comprometer o controle de qualidade laboratorial, veja abaixo 10 passos que você precisa seguir.

1. Identifique os gastos mais expressivos

É parte da rotina de um gestor administrar os gatos e identificar para onde vai o dinheiro do laboratório de análises clínicas. Essa é uma etapa importante do trabalho, uma vez que pode diagnosticar desperdício de material e excesso de investimento em etapas e processos que deveriam custar menos.

Para que isso não aconteça, você deve ter um planejamento orçamentário com a lista de todos os materiais usados no dia a dia do laboratório e, de acordo com a demanda, estabelecer um teto para a utilização, a vida útil e estoque dos materiais utilizados no cotidiano de trabalho.

Não se esqueça de adotar estratégias de controle e organização para evitar desperdício, uma vez que, em uma administração de laboratório negligenciada, esse pode ser um grande gargalo no orçamento da sua empresa.

2. Automatize os processos internos

Automatizar e otimizar os processos do laboratório de análises clínicas é imprescindível para quem quer reduzir os custos das operações do dia a dia. Isso vai fazer com que você aumente a sua produtividade e, de quebra, ainda tornar os resultados mais rápidos e precisos.

Com a otimização, você consegue alcançar níveis de excelência mais elevados e em menos tempo, garantindo que todos os exames laboratoriais de análises clínicas – da coleta ao laudo – aconteçam de maneira mais eficiente. Este é um passo essencial para garantir a redução de custos em um laboratório, uma vez que diminui o custo de mão de obra gerando resultados ainda mais satisfatórios para você e seus clientes.

É importante, no entanto, ficar atento aos ajustes e alinhamentos desses processos otimizados. Lembre-se de que eles devem existir na sua rotina para contribuir com a produtividade, e não para exigir ainda mais atenção de seus colaboradores.

3. Garanta um processo eficiente de compras

Outra forma de saber como reduzir os custos em um laboratório é garantir um bom mapeamento das suas operações de compras. Garanta a elaboração de um plano de metas que permita a análise de resultados e um parâmetro sobre todos os insumos que devem ser adquiridos pela empresa que você administra.

Para garantir isso, você precisa fazer uma boa gestão de estoque e gerenciamento do que entra e sai e em quanto tempo isso acontece – ou seja, quanto tempo leva para seu estoque zerar? Antecipar-se a isso garante, também, a redução de custos de um laboratório. Da mesma forma, adquirir itens em excesso pode ser bastante prejudicial à saúde financeira da empresa de análises clínicas.

Eliminar gastos, então, exige que o administrador esteja por dentro de todos os processos internos de um laboratório, uma vez que é isso o que faz com que o investimento em produtos aconteça no fornecedor de maior qualidade e de menor preço.

4. Otimize os gastos com materiais administrativos

Toda empresa, independentemente de seu setor, tem um grande obstáculo na redução de custos: os gastos com papéis e armazenamento de documentos. Diariamente são centenas de impressões e arquivos para serem guardados em espaços físicos que também custam dinheiro ou empacam a produtividade. Por isso, ficar atento ao que sai do seu escritório é uma forma efetiva de redução de custos de um laboratório de análises clínicas.

Evitar esse gargalo exige observação e planejamento. Em geral, esse é um gasto imperceptível ou, ainda, visto como inevitável. Isso não é verdade; é possível, sim, economizar com materiais de escritório e impressões de laudos e fichas.

Você pode resolver esse problema por meio de armazenamento digital. Uma dica é garantir que os documentos e laudos sejam enviados para a nuvem e que o envio de laudos seja feito online. Além de economizar em materiais, você ainda garante a redução de casos de extravios e perdas e, claro, o meio-ambiente agradece.

5. Economize energia elétrica

É inevitável gastar com energia elétrica em uma laboratório de análises clínicas? É! São computadores, equipamentos de exames de imagens e mais uma infinidade de aparelhos que exigem o uso de energia durante todo o dia. Por ser imprescindível, muitos gestores acreditam que não há formas de economizar na conta de luz. Quer uma boa notícia? É possível, sim, reduzir esses gatos.

Mudanças sutis no dia a dia do laboratório podem trazer grandes economias nos gastos de energia elétrica. Para fazer isso, procure aproveitar a luz natural em ambientes como a sala de espera, por exemplo. Tenha janelas largas, evite cortinas e persianas e permita que as luzes só trabalhem quando forem necessárias.

É importante também garantir a vigilância após o expediente, evitando que salas de exames permaneçam com as luzes acesas mesmo quando o laboratório de análises clínicas não está em atividade. Aproveite para desligar o maquinário que não está sendo utilizado e evite o consumo de energia elétrica desnecessário.

6. Seja adepto da reciclagem e do reaproveitamento

A geração atual de proprietários e gestores foi criada em um mundo muito mais confortável, em que não eram questionadas as necessidades do planeta. Por isso, desperdiçar e descartar itens de forma desnecessária é uma ação enraizada na sociedade.

Com as ações de coletivos e campanhas de conscientização, no entanto, a consciência sobre reciclagem, reaproveitamento e reuso estão em alta. Além de contribuir com a sustentabilidade, uma empresa adepta a essas práticas ainda recebe a simpatia de clientes que têm ideias alinhadas a esse discurso. Para completar, também é uma forma de reduzir custos em um laboratório de análises clínicas.

Em vez de focar nos procedimentos de exames e atendimento, perceba os hábitos de outros setores da sua empresa, como os de limpeza e cozinha. Garanta o que pode ser reutilizado em todas as áreas e que algum item descartável possa ser substituído com segurança por algo que permita o reuso.

7. Tenha um laboratório de apoio

Contratar um laboratório de apoio é uma prática que tem se tornado comum na área da saúde. Isso porque você pode criar uma parceria para aumentar sua capacidade de coleta e atendimento sem que isso implique necessariamente em novas contratações e aumento do seu espaço físico.

Para aumentar sua produtividade sem comprometer seus processos internos, então, a dica é ter um laboratório de apoio. Fazendo isso, você terá um novo lugar para auxiliar em uma demanda que atenda com excelência os seus pacientes, mantendo sua base de clientes e aumentando a variedade de análises laboratoriais.

Tudo isso vai contribuir com a expansão da sua empresa no mercado competitivo de trabalho, atraindo novos pacientes e, consequentemente, seu lucro. E o melhor: sem precisar investir em tecnologia e em infraestrutura.

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